Administrasi dan Pelaporan Gugusdepan

Pelaksanaan administrasi dan pelaporan gugusdepan ini merupakan upaya untuk memberikan pedoman dan arah pembina dalam mengelola gugusdepan. Selain itu penyelenggaraan administrasi dan pelaporan gugusdepan menjadi proses dan latihan dasar-dasar ketatausahaan kepada peserta didikanggota Gerakan Pramuka.

Gugus Depan sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka, perlu didukung oleh administrasi secara tertib namun sederhana. Agar penyelenggaraan administrasi tersebut berjalan teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan pelbagai buku catatan. Buku catatan atau kelengkapan administrasi gugusdepan tersebut diantaranya adalah permintaan pendaftaran anggota, dan daftar induk. Juga catatan administrasi keuangan, buku inventarisasi, serta catatan pribadi anggota, dan buku tamu. Di samping itu pun perlu disusun logbook dan laporan semester. Tidak ketinggalan penyusunan program kerja 4 bulanan dan program kerja tahunan.

Kelengkapan Administrasi Gugusdepan

Secara lebih detail, masing-masing dari kelengkapan administrasi gugusdepan sebagai tersebut di atas adalah :

1. Permintaan Pendaftaran Anggota
   Permintaan Pendaftaran Anggota adalah surat yang berisikan pengajuan dari orang tua untuk mendaftarkan anaknya agar diterima sebagai anggota suatu gugusdepan. Permintaan pendaftaran anggota ini dilampiri dengan Formulir Pendaftaran Anggota. Formulir ini memuat nama serta data pribadi lainnya dari setiap calon anggota yang mendaftar
2. Daftar Induk Anggota Gugusdepan
   Daftar Induk Anggota Gugusdepan adalah data pokok keanggotaan. Di dalamnya termuat Nomor Tanda Anggota (NTA), nama beserta data pribadi anggota sesuai formulir pendaftaran. 
3. Administrasi Keuangan Gugus Depan
   Administrasi Keuangan Gugusdepan adalah catatan tentang penerimaan dan pengeluaran keuangan di gugusdepan selama satu bulan. Yang dicatat meliputi waktu pengeluaran uang, keperluan penggunaan uang, dan tanda bukti pengeluaran atau penggunaan uang tersebut.
4. Daftar Inventaris Gugusdepan
   Daftar inventaris gugusdepan adalah catatan tentang barang milik gugusdepan. Di dalamnya dicatat spesifikasi, jumlah, asal-usul dan keterangan kondisi barang. 
5. Buku Tamu Gugus Depan
   Buku tamu gugusdepan adalah catatan yang berisikan nama, asal-usul dan tujuan tamu atau pengunjung yang datang ke gugusdepan.
6. Laporan Semester Data dan Kegiatan
   Laporan semester adalah laporan terkait keadaan gugusdepan pada semester tertentu. Catatan itu berisikan keanggotaan, kegiatan dan keuangan gugusdepan. 
7. Catatan Peristiwa Penting (Logbook)
   Logbook adalah catatan yang berisikan peristiwa-peristiwa penting terkait dengan gugusdepan. Catatan bisa berbentuk tulisan, gambar, kliping berita, serta segala peristiwa yang berkaitan dengan kegiatan sejak didirikannya gugusdepan tersebut. 
8. Program Kerja Tahunan Gugus Depan
   Program kerja tahunan gugusdepan adalah rencana kegiatan selama satu tahun. Program kerja tahunan gugusdepan memuat rencana latihan peserta didik, kegiatan bersama, pendidikan dan pembinaan bagi anggota dewasa, sarana dan prasarana serta bidang keuangan gugusdepan. 
9. Program Kerja 4 Bulanan
   Program kerja 4 bulanan berisikan rencana kegiatan untuk masing-masing golongan pramuka selama 4 bulan.  Sehingga pada gugusdepan lengkap akan memiliki Program Kerja 4 Bulanan untuk Perindukan Siaga, Program Kerja 4 Bulanan untuk Pasukan Penggalang, Program Kerja 4 Bulanan untuk Ambalan Penegak, dan Program Kerja 4 Bulanan untuk Racana Penegak. Program kerja 4 bulana ini memuat program latihan pencapaian Syarat Kecakapan Umum (SKU), latihan dan pencapaian Syarat Kecakapan Khusus (SKK), dan penyiapan Pramuka Siaga Garuda. Juga program pelaksanaan kenaikan ke golongan ke penggalang/penegak/pandega, Perkemahan Siang Hari (Persari), Permainan Besar Siaga, Gladian Pemimpin Regu, perkemahan, lomba tingkat, dan lain-lain.
10. Catatan Pribadi Anggota
    Catatan pribadi anggota adalah catatan yang memuat data pribadi dan sifat-sifat pribadi pramuka yang bersangkutan yang dapat dikembangkan atau dipertahakankan. Juga kegiatan dan pencapaian SKU serta kenaikan golongannya. 

Penyelenggaraan administrasi gugusdepan tidak selalu harus dilakukan oleh pembina gugusdepan. Pembantu Pembina, Pratama / Pradana, Pimpinan Regu / Sangga dapat diberikan kewewenangan untuk membantu penyelenggaraan administrasi gudep. Pratama atau Pradana dapat diberi kepercayaan untuk mengisi Buku Log Tabungan dan Iuran, sedangkan daftar hadir latihan dapat diisi oleh Pimpinan Regu / Sangga.

Pelaporan Gugusdepan 

Setiap gugusdepan berkewajiban memberi laporan data keanggotaan kepada Kwartir Ranting dengan tembusan kepada Kwartir Cabang secara berkala. Laporan tersebut disampaikan oleh gudep setiap bulan Oktober. Pada bulan Januari di setiap tahunnya, gugusdepan harus melakukan registrasi ulang dengan menyerahkan laporan tahunan kepada Kwartir Cabang melalui Kwartir Ranting. Gugusdepan yang telah registrasi (mendaftarkan) kembali diberikan Tanda Pendaftaran Ulang oleh Kwartir Cabang.

Sumber: